So schaffen Sie Ordnung auf Ihrem PC


Digitale Ablage ist ein Thema, mit dem ich oft konfrontiert werde. Ich erlebe es immer wieder, dass sich Anwender alles auf den Desktop speichern, bis sie nichts mehr finden. Sie sind wahrscheinlich nicht der Einzige, der einen Computer ohne Ordnerstruktur benutzt. Die meisten Menschen verwenden ihr Gerät einfach, um zu tun, was auch immer. Wenn Sie neue Dateien kopieren, kopieren Sie sie in einen beliebigen Ordner und wissen nicht mehr welcher Ordner es gerade war. Um den Computer effizient zu nutzen und um Dateien wieder zu finden, müssen Sie Ihre Dokumente, Dateien,  etc. sorgfältig archivieren. Es ist zu wichtig, um es außer Acht zu lassen. 

Vielleicht haben Sie die ersten Schritte bei der digitalen Ablage bereits getan, indem Sie Ordner angelegt haben und einige Dokumente in diesen abgelegt haben. Während Sie fleißig am Ordner anlegen sind, bemerken Sie jedoch, dass die Anzahl der Ordner sich exponentiell vergrößert, bis Sie wieder den Überblick verlieren. Ich weiß wovon ich rede, mir ging es nicht besser. Dieses Problem kennen wir alle. In diesem Artikel beschreibe ich Ihnen, wie Sie mit der richtigen Methode Ordnung auf Ihrem PC schaffen.


Das 7-Ordner-System

Ziel soll es sein, mit nicht mehr als drei Klicks am gewünschten Ziel zu sein. Das bedeutet, die Datei, die Sie suchen, sollte nicht mehr als drei Unterordner entfernt von der obersten Ebene liegen. Dabei sollte die Anzahl der Ordner in einer Ebene nicht mehr als 7 betragen um nicht an Übersichtlichkeit zu verlieren. Ordnernamen spielen hier eine große Rolle um schnell nachzuvollziehen, wo sich die gesuchte Datei befinden muss, bzw., wohin Sie in eine Datei ablegen müssen. 

 

So sieht die Ordnerstruktur aus

  • Auf der ersten Ebene finden sich also 7 Ordner.
  • In der zweiten Ebene befinden sich 7x7 Ordner (49)
  • und In der dritten Ebene sind es 7x7x7 Ordner (343)

Macht insgesamt 399 Ordner mit eindeutiger Benamung. Da soll noch einer sagen, das reicht zum Einsortieren nicht aus. Die Orientierung mit einer Breite von sieben Ordnern und 3 Unterordnern Tiefe fällt einem dabei leicht, weil sei einfach und überschaubar ist. Vermutlich werden Sie die Ordner nicht mal bis in aller Tiefe nutzen müssen. Jetzt geht es nur noch um sinnvolle Ordnernamen. Die muss jeder für sich selbst finden und hängen natürlich von der jeweiligen Situation ab.


So könnte z.B. die Struktur der obersten Ebene aussehen für:



Unternehmen

100 Business
200 Projekte
300 Kunden
400 Marketing
500 Finanzen
600 Medienarchiv
700 Dokumente

Privat

100 Arbeit und Beruf
200 Finanzen und Steuern
300 Versicherungen
400 Wohnen
500 Fahrzeuge
600 Gesundheit
700 Dokumente



Dementsprechend setzt sich das Prinzip der Benamung in der nächsten Ebene fort. So könnten die nächsten Unterordner in den jeweiligen Beispielen aussehen.


Unternehmen / 500 Finanzen

510 Banken
520 Einkommensteuer
530 Umsatzsteuer
540 Steuerberater
550 Leasingverträge

Privat / 100 Arbeit und Beruf

110 Arbeitsvertrag
120 Bewerbung
130 Lohnabrechnung
140 Zeugnisse
150 Lebenslauf



Wenn Sie jetzt Gefallen an dem Ordnersystem gefunden haben, empfehle ich Ihnen doch gleich Ihre Papierdokumente und Briefpost einzuscannen und ebenfalls in das 7-Ordner-System einzusortieren. 

Nach welchem System haben Sie bisher Ihre Daten abgelegt? Wie gefällt Ihnen das 7-Ordner-System? Seit ich dieses System benutze habe ich jede Menge Zeit gespart. Wenn Sie weitere Fragen zu diesem System haben, fragen Sie gerne nach.

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